Zarządzenie dokumentami oraz ich właściwe przechowywanie, to w każdej firmie bardzo ważne i odpowiedzialne zadanie. Mimo dostępu komputeryzacji, nie zawsze wystarczy folder z plikami, dlatego warto wiedzieć, jak prawidłowo archiwizować dokumenty. Faktury, rachunki, rozliczenia, wciąż wystawiane są w wersji papierowej, stąd potrzeba odpowiedniego nimi zarządzania. Utrzymywany w nich porządek i łatwość dostępu, przyniesie ci wiele korzyści i ułatwia sprawne zarządzanie firmą. Nie bez znaczenia jest też odpowiedni sposób ich przechowywania.
Jak powinieneś archiwizować dokumenty, by móc szybko i bez problemu, skorzystać z nich ponownie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba?

Prawidłowy podział dokumentów

Jeśli chcesz prawidłowo archiwizować dokumenty, musisz znać obowiązujące zasady. Te zaś, regulują odpowiednie przepisy prawa. Wszystko po to, by ujednolicić system archiwizacji, co ułatwia dostęp do nich,  zarówno osobom pracującym w twojej firmie, jak i urzędnikom przeprowadzającym kontrolę.
Dokumenty należy podzielić na dwie główne kategorie: A oraz B.

Kategoria A

To dokumenty archiwalne o wartości historycznej i zwykle, w większości przedsiębiorstw, się nie pojawiają. Najczęściej ich gromadzeniem i przechowywaniem, zajmują się jednostki organizacyjne, wytypowane przez archiwum państwowe.

Kategoria B

Jest niearchiwalna i zgodnie z przepisami, dokumenty w nich zgromadzone, po odpowiednim czasie, mogą zostać zniszczone.
By odpowiednio je ułożyć, powinieneś umieścić na nich dodatkowe oznaczenia:

• Liczby arabskie – oznaczają lata, po upływie których możesz dane dokumenty zniszczyć,
• C – dokumenty krótkotrwałe, o niskiej wartości praktycznej, które po wykorzystaniu, przekazujesz na makulaturę,
• E z dodatkową liczba arabską – oznaczana tak dokumentacja, po upływie określonego czasu (na przykład po 15 latach) powinieneś poddać profesjonalnej ekspertyzie. W jej trakcie, wyznaczone do tego osoby zdecydują, czy dane dokumenty można już zutylizować, czy należy je dalej przechowywać.

Jak przechowywać zarchiwizowane dokumenty

Każda firma powinna mieć swoje zakładowe archiwum, do którego przeniesione zostaną dokumenty, gdy sprawa, których dotyczyły, została zakończona. Zwykle ma to miejsce po ok. 2 latach.
By je stworzyć, powinieneś zadbać o odpowiednie pomieszczenie, które będzie zarówno wolne od wilgoci, jak i odpowiednio zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób.
W utrzymaniu porządku, pomogą ci metalowe regały, które pozwolą na dobre wykorzystanie przestrzeni aż po sufit.
Najlepszym sposobem na przejrzyste archiwizowanie, są pudła z tektury. Powinny być dobrze dopasowane do wielkości segregatorów, w których trzymać będziesz dokumenty. Jeśli tylko zechcesz je przejrzeć, wystarczy, że otworzysz przednią klapę takiego pudła, a otrzymasz łatwy dostęp do każdego z nich.
Pamiętaj, by tekturowe opakowania na segregatory, oznaczyć według kategorii, o której wcześniej przeczytałeś.