Informacja jest jednym z najcenniejszych zasobów. Dane zawarte w licznych dokumentach są istotnym nośnikiem, który jest przydatny na wielu płaszczyznach naszego życia. Dlatego zarządzanie dokumentami, utrzymywanie w nich właściwego porządku oraz prawidłowe archiwizowanie przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim ułatwia bieżące funkcjonowanie administracji przedsiębiorstw, urzędów, szkół czy placówek służby zdrowia.

Tekturowe archiwum

Liczne regulacje prawne nakładają ściśle sprecyzowane obowiązki w zakresie przechowywania dokumentów. Poza ustawowym wymogiem właściwe przechowywanie danych pozwala również na prawidłową kontrolę nad obiegiem dokumentów, czy zwiększenie wydajności pracowników. Nie tracą oni bowiem czasu na szukanie potrzebnych w danym momencie materiałów. Ujednolicenie systemu archiwizacyjnego pozwala również na osiągnięcie estetycznego wyglądu biura, co w pozytywny sposób przekłada się na pracę całego otoczenia.

Możliwości jakie w tym zakresie oferuje tektura są nieograniczone. Tekturowe archiwum sprawia, że można dostosować się do potrzeb każdej placówki i potrzeb każdej instytucji. Pozwala na stworzenie nie tylko samych teczek chroniących dokumenty lecz również na całe modułowe konstrukcje. Można wśród nich w prosty sposób odnaleźć to, co jest potrzebne. Estetyczny wygląd zapewniają również nadruki. Mogą to być nie tylko indywidualne logotypy, personalizujące firmę czy instytucję lecz również obramowania wyznaczające miejsca, gdzie można wpisywać informacje identyfikacyjne czy wklejać etykiety zawierające przykładowo: kategoryzację dokumentów.

Czyli:

– kategoria A – dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Dotyczy to przede wszystkim archiwów państwowych, gdzie gromadzone są księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne (hipoteki, notariaty itp.), oryginały map i planów oraz dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu.

– kategoria B – dokumentacja niearchiwalna, która po określonym przepisami okresie może ulec zniszczeniu. Ta kategoria dzieli się na trzy grupy:

B z dodatkiem liczby 5,10 czy 25 (B5, B10, B25), która oznacza lata po których dokumentacja może ulec zniszczeniu.

BC – dokumentacja, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne.

BE – z dołączoną liczbą, np. 10, oznacza dokumentację, która po wyznaczonym okresie – czyli w tym przypadku po 10 latach poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe.

Właściwe kategoryzacja jest pierwszym etapem i pierwszym wskaźnikiem identyfikacyjnym. Kolejnym – chronologiczna segregacja i dane wskazujące np. daty, lata, zakres alfabetyczny itp. Wszystkie potrzebne informacje można swobodnie zapisywać na grzbietach tekturowych pudeł, które bez wątpienia we właściwy sposób ochronią zawartość przed zniszczeniem.

Niekwestionowanym dowodem są zbiory zgromadzone w światowym Muzeum Archiwalnych Kartonów, znajdującym się u naszych południowych sąsiadów.